终于到周五了。
电脑桌面上放着周一开会留下的材料，聊天记录里还有同事发来的文件，手机相册里存着几张临时拍下来的资料，抽屉里可能还塞着合同、票据和各种纸质文件。
工作做完了，但资料却越来越乱。
与其等到下周需要的时候再到处翻找，不如趁周五下班前，给这一周的文件做一次简单整理。
第一步：纸质文件，先变成电子资料
这一周积累下来的会议材料、合同、通知、表格等纸质文件，可以通过慧视扫描王 App 直接扫描。手机拍摄后，将纸质内容转换成更加方便保存和查看的电子资料。
多页文件也可以连续扫描、统一整理。这样，下周再需要某份资料时，就不一定非要回头翻那一摞纸。
第二步：图片里的内容，需要的直接提取
有些资料可能只是临时拍了一张照片。如果里面有需要继续使用的文字，可以通过 OCR 文字识别进行提取。
例如会议资料中的一段说明、纸质通知中的文字，或者图片中需要重新整理的内容，都可以先识别出来，再根据实际需求进行编辑和使用。
需要继续办公处理的资料，还可以结合 Word、Excel 等格式转换，减少重复录入。
第三步：别让所有文件都堆在一起
扫描完成并不代表整理结束。真正让文件变得好用的，是分类。可以根据自己的工作习惯，把这一周产生的文件分别整理到不同文件夹：会议资料｜客户文件｜合同资料｜报销票据｜项目文档。
下周一重新开始工作时，需要哪一份资料，就从对应分类中查找。文件越来越多时，还可以通过搜索快速定位。
相比“我记得拍过，但不知道在哪”，有序的文件管理会省下很多寻找资料的时间。
第四步：需要协作的资料，整理好再分享
周五也是很多项目进行阶段性汇总的时候。需要发给同事、客户的文件，可以根据实际需要通过 PDF、图片等方式分享。
对于需要持续协作查看的资料，还可以使用文件共享功能。将相关文件共享给其他人后，被分享人打开 App 即可查看共享内容。
不用反复在聊天记录里寻找之前发送过的版本，让资料流转更加清晰。
整理文件，也是给这一周画个句号
办公效率并不只是“做得快”。把做过的事情整理好，同样重要。
扫描纸质文件、提取图片文字、整理文档分类、分享需要协作的资料……花几分钟，把这一周散落的文件收拾好。
等到下周一打开手机，需要的资料已经整整齐齐在那里。
慧视扫描王 App——扫描 · 识别 · 管理 · 分享
整理好这一周的文件，也整理好周五下班前的最后一点心情。
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